Die E-Rechnung in Deutschland: Was Unternehmer ab dem 01.01.2025 beachten müssen
Ab dem 01. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für Unternehmen verbindlich. Im ersten Schritt müssen Unternehmen ab 01. Januar 2025 nur sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen anderer Unternehmer empfangen, entschlüsseln und archivieren können.
In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Hintergrund ist, dass dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.
Die Einführung der E-Rechnung betrifft die Abwicklung von Rechnungen im Geschäftsverkehr (B2B) und markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des deutschen Steuerwesens. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat hierzu durch das Schreiben vom 15. Oktober 2024 sowie durch die FAQ-Veröffentlichung vom 19. November 2024 detaillierte Vorgaben gemacht. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die zentralen Anforderungen und klären, wie Sie sich optimal auf die Umstellung vorbereiten können.
Was ist die E-Rechnung und wer ist betroffen?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das bestimmte Mindestangaben enthalten muss. Im Unterschied zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ermöglicht sie eine automatisierte Verarbeitung und ist ein wichtiges Element der digitalen Steuerkontrolle.
Betroffene Unternehmen:
- Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die im Inland steuerbare Lieferungen und Leistungen erbringen, müssen künftig ihre Rechnungen als E-Rechnung ausstellen und über digitale Plattformen einreichen. (erst ab 2027 bzw. 2028 verpflichtend)
- Die Verpflichtung betrifft den gesamten B2B-Bereich (Business-to-Business), unabhängig von der Unternehmensgröße.
Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Regelung ausgenommen.
- Rechnungen mit einem Betrag unterhalb der Kleinbetragsgrenze (bis 250 €) bleiben ebenfalls von der Pflicht ausgenommen.
Vorteile der E-Rechnung
Neben der gesetzlichen Verpflichtung bringt die E-Rechnung auch Vorteile für Unternehmen mit sich:
- Zeit- und Kostenersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung.
- Fehlerreduktion: Durch standardisierte Formate und digitale Verarbeitung sinkt das Risiko von Eingabefehlern.
- Schnellere Zahlung: Da Rechnungen effizienter verarbeitet werden können, beschleunigt sich der Zahlungsprozess.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Es ist sicherzustellen, dass ab 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und entschlüsselt werden können. Dazu ist in der Regel eine E-Mail-Adresse ausreichend. Zur Entschlüsselung kann die DATEV-E-Rechnungsplattform verwendet werden. Bei den Vorgaben zur Archivierung ergeben sich eigentlich keine Neuregelungen. Auch bisher mussten E-Mails mit pdf-Rechnungen oder Papierrechnungen revisionssicher aufbewahrt werden.
Um die Umstellung auf die E-Rechnung rechtzeitig und erfolgreich umzusetzen, sollten Sie aber folgende Schritte einleiten:
-
Analyse der bestehenden Prozesse:
- Überprüfen Sie, welche Rechnungsformate Sie derzeit verwenden und ob Ihre Buchhaltungssoftware kompatibel ist.
-
Technische Anpassungen:
- Sorgen Sie dafür, dass Ihre Software E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt. Falls nötig, wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um Updates zu implementieren.
-
Schulung von Mitarbeitern:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den neuen Anforderungen und der Handhabung der Software vertraut sind.
-
Registrierung bei Plattformen:
- Informieren Sie sich über die zugelassenen Übermittlungsplattformen und registrieren Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Transparenz im deutschen Steuerwesen. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und die ergänzenden FAQ vom 19.11.2024 liefern klare Vorgaben, die Unternehmen rechtzeitig umsetzen sollten.
Die Vorbereitung auf die E-Rechnung erfordert Zeit und technische Anpassungen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen, können jedoch nicht nur gesetzeskonform handeln, sondern auch von den Effizienzgewinnen profitieren. Planen Sie jetzt, um 2025 bzw. spätestens 2027/2028 entspannt durchzustarten!
Wir empfehlen den Einsatz von DATEV Unternehmen Online für ihre Buchhaltung. Hier können nicht nur E-Rechnungen, sondern auch Ausgangsrechnungen, empfangene pdf-Rechnungen oder gescannte Belege unkompliziert hochgeladen und revisionssicher archiviert werden. Unsere Mitarbeiterin und Digitalisierungsexpertin Frau Obendorf hilft ihnen gerne und richtet Unternehmen Online für sie ein.
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